Как провести кадровый аудит в компании

ЧТО ТАКОЕ КАДРОВЫЙ АУДИТ

Кадровый аудит – это комплексная всесторонняя проверка кадровой документации, которая ведется на предприятиях с наемным персоналом, на предмет её соответствия требованиям трудового законодательства и кадрового делопроизводства.
Целью кадрового аудита является выявление потенциальных рисков возникновения конфликтных ситуаций, например, трудовых споров или претензий со стороны инспекции по труду.

В КАКИХ СЛУЧАЯХ КОМПАНИЯМ НЕОБХОДИМ КАДРОВЫЙ АУДИТ

1. Если в компании проходит смена руководителя отдела кадров или работника, отвечающего за кадровое делопроизводство.
2. Увольнение обиженного сотрудника, когда велика вероятность жалобы с его стороны в трудовую инспекцию.
3. Смена руководителя компании.
4. Изменение законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации.
Кадровый аудит — мероприятие для компании не обязательное, но тем не менее его проведение может помочь организации сберечь репутацию и избежать крупных штрафов, значительно превосходящих те суммы, которые были затрачены на процедуру.

ВИДЫ КАДРОВОГО АУДИТА

Внутренний аудит проводится силами самой компании. Этот вид особенно актуален для маленьких организаций, в которых объем кадровой документации не слишком велик. Поручить внутренний кадровый аудит можно сотруднику, хорошо знающему трудовое законодательство и имеющему навыки оформления документов, например, юристу или начальнику отдела кадров.

Внешний аудит предполагает приглашение сторонних специалистов, обычно из консалтинговых фирм. Проверяющие составят отчет о выявленных нарушениях и дадут рекомендации по их устранению и предотвращению в будущем.

Полный аудит — это проверка кадровой документации в полном объеме, результатом которой являются детальные рекомендации по устранению нарушений.

Выборочная проверка кадровых документов дает общее представление о состоянии кадрового учета и помогает определить зоны риска и типичные ошибки.

ЭТАПЫ КАДРОВОГО АУДИТА

1.Н первом этапе представителями Исполнителя выполняется работа по изучению, выявлению и фиксации фактов нарушения ведения кадровой документации.
2. На втором этапе Исполнитель готовит отчет состояния кадровой документации по результатам проведения работ.

КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ ПРОВЕРЯЮТСЯ В ХОДЕ КАДРОВОГО АУДИТА

1. Документы кадрового учёта:

- трудовые книжки с Книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (на предмет соблюдения порядка ведения и соответствия внесенных записей документам кадрового учёта);
- трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним (на предмет наличия всех необходимых условий, отсутствия нарушений закона и пр.);
- приказы: приём, перевод, увольнение, командировки, отпуска, поощрения, дисциплинарные взыскания;
- личные карточки работников формы Т-2 (на предмет наличия всей необходимой информации, в т.ч. со сверкой отпусков и пр.);
- штатное расписание;
- график отпусков;
- табели учёта рабочего времени;
- должностные инструкции;
- служебные задания и командировочные удостоверения (при наличии, поскольку с 08.01.2015 документы не являются обязательными);
- соглашения о расторжении трудовых договоров;
- заявления работников, уведомления;
- служебные, докладные, объяснительные записки, акты;
- договоры о полной материальной ответственности;
- листы ознакомления работников с локальными нормативными актами.

2. Локальные нормативные акты:

- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение о персональных данных, политика обработки персональных данных;
- коллективный договор;
- положение об оплате труда и премировании работников;
- положение о направлении работников в служебные командировки;
- иные локальные нормативные акты, предоставленные Заказчиком для проверки (т.е. все без исключения, имеющиеся у Заказчика ЛНА).

3. Иные документы в сфере трудового права, предоставленные Заказчиком для проверки.

ИТОГ КАДРОВОГО АУДИТА

Итогом кадрового аудита является экспертное заключение, отражающее ситуацию в компании по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. Экспертное заключение — документ, предоставляемый заказчику после проведения кадрового аудита и отражающий ситуацию по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. Каждый пункт заключения составляется подробно по схеме:
предмет проверки — указание на документ; вид нарушения — указание на нарушенные нормативные правовые акты; комментарии — указание на нормативные правовые акты, которые подлежат применению в данном случае; риски компании — указание на возможные санкции; рекомендации по исправлению нарушений.

Если вашей компании необходим кадровый аудит,
вы можете обратиться к руководителю
трудовой практики
Тимофеев/Черепнов/Калашников
Ирине Питуновой
Тел. +7 (831) 421-66-69.
Электронная почта