Переводим сотрудника на удаленку из-за коронавируса. Пошаговый алгоритм для HR-специалистов

В связи с распространением коронавируса все чаще стали говорить о переводе сотрудников на дистанционную работу. Юрист, руководитель трудовой и административной практики Тимофеев/Черепнов/Калашников Ирина Питунова рассказала, как грамотно перевести сотрудников на дистанционную работу:

«Изменить условия трудового договора можно двумя способами: либо по соглашению сторон, либо по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ с уведомлением работника за два месяца.
По идее, в условиях объявления пандемии коронавируса должны быть внесены изменения в законодательство России, чтобы можно было массово переводить работников на дистанционную работу. Но на сегодняшний момент никаких изменений в Трудовом кодексе РФ в связи с этим нет, поэтому мы руководствуемся тем, что есть – статьями 72 и 74 ТК РФ.

Заключаем допсоглашение
С сотрудником, которого переводят на дистанционную работу, необходимо заключить дополнительное соглашение, в котором прописывается тот факт, что работник переводится на дистанционную работу. Например, в договор может быть включено положение: "Работник осуществляет выполнение трудовой функции вне места расположения работодателя (дистанционно)" или "Настоящий трудовой договор заключается для выполнения дистанционной работы".

Есть вопрос по поводу временного характера перевода сотрудников на дистанционную работу в связи с ростом заболеваемости короновирусом. На мой взгляд, это противоречит требования трудового законодательства России. У нас есть ст. 59 ТК РФ «О заключении срочного трудового договора».

Я полагаю, что дополнительное соглашение, заключенное на определенное время - временное, должно соответствовать нормам ст. 59 ТК РФ, то есть должны быть указаны основания для заключения срочного трудового договора (дополнительного соглашения).
Альтернативным вариантом может быть указание в дополнительном соглашении конкретного срока его действия, например, что допсоглашение вступает в силу с даты его подписания и действует до какой-то конкретной даты.
Но как это условие будут расценивать контрольно-надзорные органы, сейчас трудно сказать. Возможно, они при проверках будут допускать такую формулировку в условиях объявленной пандемии.

Что указываем в допсоглашении
1. Необходимо добавить условия, которые будут регулировать отношения работника и работодателя в процессе дистанционной работы.

В силу ч. 1 ст. 312.4 ТК РФ режим рабочего времени и времени отдыха дистанционный работник вправе определять самостоятельно, если иное не предусмотрено в трудовом договоре.
Работодателю удобнее, когда дистанционный работник участвует в производственном процессе одновременно с работающими на стационарных рабочих местах. Такой режим позволяет быстрее и эффективнее осуществлять взаимодействие по возникающим в процессе деятельности вопросам, а также вести учет рабочего времени. В этом случае оптимальной является пятидневная рабочая неделя (40 часов) с двумя выходными днями в субботу и воскресенье (ч. 2 ст. 91, ч. 1 ст. 100 ТК РФ).
Если необходимость взаимодействия с дистанционным работником в режиме онлайн отсутствует, можно установить иной режим рабочего времени (например, рабочую неделю с предоставлением выходных дней по скользящему графику).

2. Помимо обязательных, в договор по соглашению сторон могут быть включены дополнительные условия, не ухудшающие положение работника (ч. 5 ст. 57, ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ), в частности:
- о порядке и сроках обеспечения работника необходимым для выполнения трудовых обязанностей оборудованием, иными техническими средствами, а также программным обеспечением в соответствии с требованиями работодателя (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ).
Например, если по соглашению сторон необходимое для работы оборудование и иные технические средства должен предоставить работнику работодатель, в допсоглашении должен быть определен срок исполнения этой обязанности:
"Работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, модем, техническую документацию, необходимую для исполнения работником трудовых обязанностей, в срок ______________"
или "Работодатель обязуется предоставить работнику компьютер, телефон, модем, техническую документацию, необходимую для исполнения работником трудовых обязанностей, согласно утвержденному производственному плану (Приложение N 1)".
Если эта обязанность возложена на работника, условие можно сформулировать так: "Работник самостоятельно обеспечивает себя компьютером, принтером, факсом, телефонной связью, средствами доступа к сети Интернет";
- о порядке и сроках возмещения работнику расходов, связанных с дистанционной работой, если он использует оборудование и иные программные и технические средства, принадлежащие ему либо арендованные (ст. 188, ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ). В договоре целесообразно четко прописать, какие именно расходы подлежат возмещению, какими документами они должны быть подтверждены и т.д.;
- о порядке использования работником средств защиты информации в соответствии с рекомендациями работодателя (ч. 8 ст. 312.2 ТК РФ);
- о порядке, сроках и форме представления работником отчетов о выполненной работе (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ).

Заводим усиленную квалифицированную подпись

Помимо этого на каждого дистанционного сотрудника придется получать усиленную квалифицированную подпись. На это также придется потратить время и деньги.

Обязательным условием обмена электронными документами между работодателем и дистанционным работником является использование усиленной квалифицированной электронной подписи (далее - УКЭП) (ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ).
Электронный документ, подписанный УКЭП, законодательством приравнивается к бумажному документу с собственноручной подписью (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ). Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами прямо предусмотрено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Электронный документ, подписанный УКЭП и признаваемый равнозначным бумажному документу с собственноручной подписью, признается аналогом документа в бумажном виде, подписанного собственноручной подписью и заверенного печатью, обязательное наличие которой предусмотрено федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или обычаем делового оборота (ч. 3 ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ). Следует отметить, что могут устанавливаться дополнительные требования к электронному документу в целях признания его равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и заверенному печатью. В частности, они могут быть предусмотрены федеральным законом или соглашением между участниками электронного взаимодействия (например, организацией, гражданином) (ч. 3 ст. 6, п. 11 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Для использования УКЭП необходимо получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (далее - квалифицированный сертификат). Такой вывод следует из ч. 1, п. 1 ч. 4 ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ. Квалифицированный сертификат выдается:
- аккредитованным удостоверяющим центром (далее - АУЦ). Это следует из п. 3 ст. 2, ч. 1 ст. 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ. Требования к порядку реализации функций и исполнения его обязанностей утверждены Приказом Минкомсвязи России от 13.08.2018 N 397.
www.minsvyaz.ru - официальный сайт Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. С перечнем аккредитованных удостоверяющих центров можно ознакомиться на сайте в разделе "Аккредитация удостоверяющих центров" (п. 5 Указа Президента РФ от 15.05.2018 N 215, п. п. 3.5, 27.6 Административного регламента предоставления Минкомсвязи России государственной услуги по аккредитации удостоверяющих центров (утв. Приказом Минкомсвязи России от 30.11.2015 N 486), Информационное письмо ФСФР России от 06.06.2013 N 13-ДП-10/21117);
- Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ. Указанным федеральным органом квалифицированный сертификат выдается, в частности, для нужд федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов РФ, иных органов государственной власти, органам местного самоуправления в случаях, предусмотренных федеральными законами, актами Правительства РФ и Президента РФ (п. 3 ст. 2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ, абз. 2 п. 1 Постановления Правительства РФ от 28.11.2011 N 976, п. 5 Указа Президента РФ от 15.05.2018 N 215, пп. 4 п. 1 Приказа Минкомсвязи России от 13.04.2012 N 108).

Документы (их копии, заверенные надлежащим образом), которые необходимо представить в АУЦ для получения квалифицированного сертификата, перечислены в ч. 2 ст. 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ. При подаче документов заявитель должен также указать на ограничения использования указанного сертификата (в случае их наличия) (абз. 1 ч. 2 ст. 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ).

Квалифицированный сертификат выдается по форме, Требования к которой утверждены Приказом ФСБ России от 27.12.2011 N 795 (ч. 4 ст. 17 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ). Общий вид сертификата на бумажном носителе, выдаваемого физическому и юридическому лицам, приведен соответственно в Приложениях N 1 и N 2 к Требованиям, утвержденным названным Приказом.
При получении квалифицированного сертификата его владелец должен (ч. 3, 4 ст. 18 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ):
- ознакомиться под расписку с информацией, включенной в сертификат;
- получить руководство по обеспечению безопасности использования квалифицированной электронной подписи и средств квалифицированной электронной подписи.

УКЭП признается действительной при одновременном соблюдении условий, перечисленных в ст. 11 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ, до тех пор, пока судом не будет установлено иное (абз. 1 ст. 11 названного Федерального закона).

Издаем приказ
На основании дополнительного соглашения издается приказ, что работник переведен на дистанционную работу.

Читайте также: "Как законно измерять температуру сотрудников тепловизором. Рекомендации Роскомнадзора"





Пресс-центр

Отзывы и рекомендации


ООО "Маммут Рус" настоящим письмом выражает вам искреннюю благодарность и признательность за профессиональную юридическую поддержку в области в области трудового и административного права, оказанную нашему предприятию.
Руководитель трудовой практики "ТЧК" Ирина Питунова проявила себя как юрист высоких компетенций, продемонстрировав профессионализм в текущем сопровождении компании по трудовым и административным вопросам.
Юрий ПоповГенеральный директор

Рейтинги

Ассоциации и союзы